Une comptabilité fournisseurs automatisée
Connaissez-vous le coût de vos comptes fournisseurs par facture?
L'institut de gestion financière (IOFM) a mesuré que sans l'automatisation des comptes fournisseurs, le coût est de l'ordre de 16 € par facture. Ceci s'applique si vous n'avez pas d'automatisation des factures et si votre équipe traite moins de 20.000 factures par site. Cela n'inclut pas encore le coût de votre système comptable / ERP, le coût des documents physiques comme les chèques et les efforts très importants en dehors de l'équipe de la comptabilité fournisseurs que le personnel et les gestionnaires rencontrent pour les approuver. Tout cela vient s'ajouter.
Savez-vous quel est le coût supplémentaire caché de l'approbation de chaque facture par le personnel et la direction, en dehors de l'équipe chargée de la comptabilité fournisseurs?
Il est généralement très difficile pour l'équipe chargée de la comptabilité fournisseurs d'élaborer une analyse de rentabilité. Il est presque impossible de quantifier exactement le temps que le personnel et les responsables passent en dehors de leur service pour localiser la personne qui a demandé les biens ou les services. Assez souvent, l'employé doit discuter avec le vendeur pour vraiment établir si la facture est correcte. Pendant ce temps, la comptabilité fournisseurs n'a pas de réponse et doit passer du temps supplémentaire à rechercher des informations. Tous ces allers-retours font perdre un temps précieux à l'entreprise et sont souvent beaucoup plus coûteux que le coût interne du service de comptabilité fournisseurs. En fonction des niveaux de salaire des approbateurs, le coût supplémentaire typique par facture se situe entre 18 et 27 €, s'ajoutant au coût typique de 16 € au sein du service comptabilité fournisseurs. Ainsi, le coût total par facture sans une automatisation complète et transparente de la gestion des achats et des paiements peut facilement atteindre 34 à 43 euros.
Un autre indicateur clé de performance pour analyser votre niveau de performance est le pourcentage de vos factures qui sont traitées de manière entièrement automatique sans aucun effort humain dans votre département des comptes fournisseurs. Si vous êtes actuellement en dessous de 90%, vous devriez opter pour une solution moderne d'achat et de paiement de bout en bout comme ebidtopay. Les solutions d'automatisation des factures qui se contentent de numériser les factures et d'extraire des informations ne traitent que les symptômes du problème.
Il faut s'attaquer à la cause première, à savoir que vous ne devez payer que les factures accompagnées d'un bon de commande en bonne et due forme et que vous ne devez travailler qu'avec des fournisseurs fiables qui s'efforcent de vous envoyer des factures correspondant à votre bon de commande. Sinon, au bout du compte, vous payez trop cher, vous acceptez des dépenses irrégulières et vous êtes incapable de massifier votre demande auprès des fournisseurs qui répondent vraiment à vos besoins. Consultez notre calculateur de retour sur investissement qui vous permet de jouer avec les chiffres et d'avoir une idée concrète du retour sur investissement et de la rentabilité d'un investissement dans une solution moderne d'achat et de paiement de bout en bout.
57 % des entreprises continuent de comptabiliser leurs comptes fournisseurs en partie manuellement avec leur ERP, ce qui rend votre entreprise vulnérable à la fraude sur les comptes fournisseurs.
La cybercriminalité est en plein essor. Si vous ne disposez pas d'un système comme ebidtopay pour l'automatisation de bout en bout des factures d'achat et de paiement et la gestion des données de base des fournisseurs, le risque de fraude augmente considérablement d'année en année. Des recherches menées par EY ont montré que les organisations ayant des processus manuels de comptes fournisseurs en rendent certaines plus vulnérables à la fraude sur les comptes fournisseurs. En 2021, les organisations ont subi plus de 11 milliards d'euros de pertes dues à la fraude sur les comptes fournisseurs dans le monde.
